كيف تنجز أكثر في وقت أقل

كيف تنجز أكثر في وقت أقل

نعيش في عالم تتسارع فيه الأحداث ويطوي الزمن. ونكاد لا نشعر بوقتنا كيف يمر وفيما نقضيه. كلنا في أمس الحاجة إلى أن ننظم أفكارنا وأوقاتنا ونحاول الاستفادة من كل دقيقة في حياتنا، إذا كنا ننشد حياة أفضل وعملاً مميزاً يقود إلى نجاح مؤكد.

من بين طرق استثمار الوقت, ارصد لكم ثلاث طرق أساسية:

التفكير

1 ـ لا يوجد وقت كافي لعمل كل شئ ، تقبل هذه الحقيقة ببساطه . لذا من الضروري التركيز على الأشياء الأكثر أهمية . وإذا فعلت ذلك فى كل من عملك وحياتك الشخصية ، فإنك ستنجز أكثر بحسن إدارة الوقت .
2 ـ صفى ذهنك . اهدأ . وركز على مهمتك . تجاهل أي شئ آخر . فالتوتر الزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هي عليه. يمكنك التحكم في صفائك الذهني بحيث لا تجعل الضغوط الخارجية تؤثر عليك .
3 ـ لا تحاول أن تنشد الكمال. فمن السهل أن تقع في فخ المحاولات لجعل العمل أفضل قليلاً, بالإضافة إلى زيادة استهلاك الوقت والمجهود بدون داعي.
4 ـ تقبل عيوب إنتاجك لأنها طبيعة بشرية . فمن الغير مفيد لوم نفسك . وعندما يقل معدل إنتاجك فإنك تحتاج للتوقف وإعادة التفكير . لا تفكر فى محاولاتك الفاشلة السابقة ، تقبلها لأنها ببساطة طبيعة البشر . واصل عملك .
5 ـ تعامل مع مكان عملك كموقع للإنتاج . هيئ ذهنك للتفكير فى مكتبك كمكان لإنجاز المهام ، فكر باستمرار بهذه الطريقة ، وستجد نفسك أكثر إنتاجاً كلما تواجدت هناك.

التخطيط

6 ـ جهز قائمة بالمهام التى يجب إنجازها. أدرج بها كل الأفكار التى ترد لذهنك. تكمن الفكرة فى أن تدون كل شئ على الورق . لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير فى أحد النقاط . كل ما عليك هو الاستمرار فى كتابة القائمة حتى تكتمل .
7 ـ درج قائمتك تبعاً للأهمية. وأسهل طريقة للقيام بذلك هى تصنيف كل مادة إلى ثلاثة أقسام رئيسية :

أ ـ عاجل وهام. ب ـ هام وليس عاجل. ج ـ لا هام ولا عاجل.
-اتخاذ الوقت اللازم لتحديد الأولويات سيساعدك على إنجاز المهام واحدة تلو الأخـرى ، دون التوقف لتحديد أهمية الخطوات لإنجاز المهمة .
-طور عادة تدوين خطه على الورق لإنجاز المهام ، سواء كانت كبيرة أم صغيرة فالنجاح الذى يتمتع به الكثيرون يرجع إلى دقة تخطيط حياتهم.
-استثمار الوقت عامل مطلوب لإنجاز كل مهمة على قائمتك . احسب الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة مثل السفر والمقابلات والتخطيط .. إلخ . لا تنسى إضافة وقت ضائع للوقت الفعلي لإنجاز هذه المهام .

ـأعط كل مهمة الوقت الكافي لإنجازها ، هذه هي الطريقة الصحيحة . إنك تحتاج لإنهاء المهمة بالشكل الصحيح من أول محاولة حتى لا تتعرض لضغوط تسارع الوقت المحدد . فلن تستفيد شيئاً من تكرار العمل مرتين
ـ حدد خطوات عملك قبل أن تبدأ . خذ وقتك فى عمل خلاصة سريعة للمشروع . قسمه إلى خطوات . وقم بتحديد الوقت . دقيقة واحدة من التخطيط الفعال تغنيك عن ساعة من التفكير . فالتلخيص الجيد للمشروع هو خريطتك لإنجازه بنجاح .

ـ عد ملف رئيسي لمواعيد التسليم النهائية . اعرف أين تقف فى أى وقت فيما يتعلق بأي مشروع تنجزه . كن مدركاً لماهية الخطوات ومتى يجب أن تنجز. الغرض من ملف مواعيد التسليم النهائية هو أن يساعدك فى الالتزام وتنظيم كل موعد نهائي بشكل مناسب . وعندما يبدو لك أن الموعد النهائي ليس ببعيد، فمن الأفضل أن تبدأ فوراً بالعمل على المشروع.

التنظيم
ـ هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالي وكفء. الكثير من الضوء الطبيعي بقدر المستطاع، مساحة فارغة كافية على المكتب ، كرسي مريح ، وأى شئ تحتاجه لأداء المهمة المطلوبة على أكمل وجه .

ـ ضع كل شئ فى مكانه . فى نهاية اليوم ، أفرغ مكتبك وارجع كل ملف أو مستند لمكانه المعهود . بهذه الطريقة ستجد كل شئ فى مكانه عندما تحتاجه فى المرة القادمة .

ـ قبل أن تبدأ المشروع، أحرص على توفر الأساسيات أجمع كل المواد التي تحتاج إليها مسبقاً.جهز ما تحتاجه مسبقاً لتندمج بالعمل دون انقطاع حتى تكمل مهمتك.

ـ تفادى تكديس الورق فوق مكتبك . أحفظه لتعرف مكانه بالضبط . وقلل عدد مرات استخدامك لكل ورقة .

ـ استفد من كل المصادر القيمة التي أمامك. يمكنك الاعتماد على حدسك الخاص للوصول إلى ما تحتاج، دون تضييع الوقت في البحث. أشياء مثل الإنترنت قد تكون ذو قيمة كبيرة كمصادر للمعلومات دون تضييع الوقت.

أرجو أن تعم فائدته على الجميع.

جد رائع زميلي فيصل سدد الله خطاك حقا معطيات رائعة

جزاك الله الجنة اخي العزيز . انا دائما معجب بردودك المشجعة ....بارك الله فيك ...